W celu wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), Stowarzyszenie Video Games Poland informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych uczestników hackathonu GAMECHANGER.org.PL, odbywającego się w dniach 9–11 grudnia 2026 r. w Warszawie [w budynkach Sejmu RP], a także poprzedzających go warsztatów i spotkań przygotowawczych (dalej łącznie: „Wydarzenie”).
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Video Games Poland z siedzibą w Warszawie, ul. Młynarska 7, 01-205 Warszawa, KRS: 0000311449 (dalej: „Administrator”). W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: info@videogamespoland.pl
Administrator nie powołał inspektora ochrony danych osobowych.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe uczestników będą przetwarzane w celu:
a) rejestracji i organizacji udziału w Wydarzeniu, w tym w warsztatach i spotkaniach przygotowawczych (także online), komunikacji dotyczącej przebiegu Wydarzenia, przekazywania informacji organizacyjnych, oceny projektów przez jury oraz przyznania i wydania nagród – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o udział w Wydarzeniu, zawieranej poprzez akceptację regulaminu Wydarzenia);
b) umożliwienia wstępu do miejsca Wydarzenia, w tym wydania kart wstępu do budynków Sejmu RP – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
c) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z wydaniem nagród, w szczególności obowiązków płatnika podatku dochodowego oraz obowiązków rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości;
d) ogłoszenia wyników Wydarzenia (imię, nazwisko, nazwa zespołu i projektu laureatów) oraz informowania o przebiegu Wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu przejrzystości rozstrzygnięcia i promocji Wydarzenia;
e) utrwalenia i rozpowszechniania wizerunku uczestnika w materiałach foto i wideo dokumentujących i promujących Wydarzenie – na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zezwolenia, o którym mowa w art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
f) zapewnienia posiłków odpowiednich do potrzeb żywieniowych uczestnika. W zakresie preferencji żywieniowych (np. dieta wegetariańska) podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie informacji o alergiach i nietolerancjach pokarmowych, stanowiących dane dotyczące zdrowia, podstawą jest wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
g) zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prawidłowej organizacji Wydarzenia i ochronie jego praw.
Udział w Wydarzeniu nie jest uzależniony od wyrażenia zgody na rozpowszechnianie wizerunku. Uczestnicy, którzy takiej zgody nie wyrazili, otrzymają oznaczony identyfikator, a osoby wykonujące zdjęcia i nagrania będą unikać ujęć umożliwiających ich identyfikację. Wizerunek takich uczestników może zostać utrwalony wyłącznie jako szczegół całości, np. w ujęciach sali lub publiczności (art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Podstawą jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu i promocji Wydarzenia.
3. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane:
a) współorganizatorom Wydarzenia: NASK – Państwowemu Instytutowi Badawczemu (NASK-PIB), Futuregames Warsaw oraz Stowarzyszeniu Polskie Gry – w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia, przeprowadzenia warsztatów i oceny projektów;
b) Kancelarii Sejmu – w zakresie niezbędnym do wydania kart wstępu i zapewnienia bezpieczeństwa w budynkach Sejmu (imię, nazwisko oraz nr PESEL). Kancelaria Sejmu przetwarza te dane jako odrębny administrator;
c) podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, poczty elektronicznej, formularzy rejestracyjnych i platform do spotkań online, podmiotom realizującym dokumentację foto i wideo, firmie cateringowej oraz podmiotom świadczącym usługi prawne i księgowe;
d) bankom i operatorom płatności – w zakresie niezbędnym do wypłaty nagród pieniężnych;
e) organom uprawnionym do otrzymywania danych na podstawie przepisów prawa, w tym organom podatkowym.
Wizerunek uczestników, którzy wyrazili na to zgodę, oraz informacje o laureatach mogą być publikowane na stronie gamechanger.org.pl oraz w kanałach Administratora i współorganizatorów, w tym w mediach społecznościowych. Tym samym mogą stać się dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców. Informacje o alergiach i nietolerancjach pokarmowych będą przekazywane firmie cateringowej wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania posiłków (bez danych identyfikujących uczestnika).
4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane:
a) w celach organizacyjnych (pkt 2 lit. a i b) – przez czas organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia, a następnie przez 12 miesięcy od jego zakończenia;
b) w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat;
c) w zakresie informacji o alergiach i nietolerancjach pokarmowych – do zakończenia Wydarzenia, po czym zostaną usunięte;
d) w zakresie wizerunku rozpowszechnianego na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia. Po cofnięciu zgody Administrator usunie materiały z własnych kanałów w rozsądnym terminie. Cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów rozpowszechnionych wcześniej w sposób uniemożliwiający ich wycofanie, np. materiałów drukowanych lub materiałów cyfrowych.
e) w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, a w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do upływu terminów ich przedawnienia.
6. Prawa uczestnika
Uczestnikowi przysługuje prawo:
a) dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania;
b) przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy;
c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (pkt 2 lit. d i g oraz utrwalanie wizerunku jako szczegółu całości);
d) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można cofnąć, kontaktując się z Administratorem pod adresem info@videogamespoland.pl;
e) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji i udziału w Wydarzeniu. Niepodanie tych danych uniemożliwi udział w Wydarzeniu.
Podanie danych wymaganych do wydania karty wstępu jest niezbędne do wejścia do budynków Sejmu. Brak podania danych osobowych w celu uzyskania karty wstępu może uniemożliwić uczestnikowi udział w Wydarzeniu.
Podanie przez laureatów danych niezbędnych do rozliczenia podatkowego nagrody jest wymogiem ustawowym. Ich niepodanie uniemożliwi wydanie nagrody.
Wyrażenie zgody na rozpowszechnianie wizerunku oraz przekazanie informacji o alergiach i nietolerancjach pokarmowych jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w Wydarzeniu. Brak informacji o alergiach może jednak uniemożliwić zapewnienie odpowiedniego posiłku.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Oceny projektów dokonuje jury.